KVKK Belgeleri Kullanım Talimatı

Hazırlanan KVKK dokümanları; çalışanlar, müşteriler, ziyaretçiler, internet sitesi kullanıcıları, kamera kaydı alınan kişiler ve ticari elektronik ileti alıcıları bakımından farklı kullanım alanlarına sahiptir. Her belgenin doğru kişiye, doğru zamanda ve ispatlanabilir şekilde sunulması önemlidir.

1. İnternet Sitesinde Yayınlanacak Belgeler

İnternet Sitesi Gizlilik Politikası

Bu belge, şirketin internet sitesi üzerinden elde edilen kişisel verilerin hangi amaçlarla işlendiğini açıklamak için kullanılmalıdır. Site ziyaretçileri, iletişim formu dolduran kişiler, üyeler ve çevrim içi hizmetlerden yararlanan kullanıcılar bakımından genel bilgilendirme metni niteliğindedir. İnternet sitesinde “Gizlilik Politikası” başlığı altında yayınlanmalıdır.

Çerez Aydınlatma Metni

İnternet sitesinde çerez kullanılıyorsa bu metin siteye eklenmelidir. Zorunlu çerezler dışında analitik, performans, işlevsellik ve pazarlama/reklam çerezleri kullanılıyorsa kullanıcıdan açık rıza alınmasını sağlayan bir çerez paneliyle birlikte çalışmalıdır.

İlgili Kişi Başvuru Formu

KVKK kapsamındaki başvuruların alınabilmesi için internet sitesinde “KVKK Başvuru Formu” veya “İlgili Kişi Başvuru Formu” başlığı altında yayınlanmalıdır. Müşteri, çalışan, eski çalışan, ziyaretçi, tedarikçi veya diğer ilgili kişiler bu formu kullanarak şirkete başvurabilir.

2. Mağaza / İşyeri / Kamera Alanlarında Kullanılacak Belgeler

Kamera Bilgilendirme Levhası

Kamera ile izleme yapılan mağaza, depo, giriş-çıkış, kasa ve satış alanları gibi yerlere görünür şekilde asılmalıdır. Bu belge kısa bilgilendirme niteliğindedir. Kişiler alana girmeden veya en geç alana giriş sırasında kamera kaydı alındığını görebilmelidir.

Ziyaretçi / Müşteri Kamera Aydınlatma Metni

Kamera kaydı alınan müşteriler, ziyaretçiler ve üçüncü kişiler bakımından detaylı aydınlatma metni olarak kullanılmalıdır. Bu metin mağazada erişilebilir bir yerde bulundurulabilir, QR kodla levhaya eklenebilir veya internet sitesinde yayınlanabilir.

İşçi Kamera Aydınlatma Metni

Çalışanların kamera ile izlenmesi nedeniyle ayrıca çalışanlara sunulmalıdır. Personelin işe giriş sürecinde veya mevcut çalışanlara toplu bilgilendirme kapsamında imza karşılığı verilmesi uygundur. Kamera kayıtlarının yalnızca görüntü kaydı aldığı, ses kaydı yapılmadığı ve özel alanlarda kamera bulunmadığı hususu çalışanlara ayrıca açıklanmalıdır.

3. Çalışanlara İmzalatılacak / Tebliğ Edilecek Belgeler

Çalışan / İşçi Aydınlatma Metni

İşe girişte her çalışana sunulmalıdır. Mevcut çalışanlar bakımından da imza karşılığı tebliğ edilmesi gerekir. Çalışanın kimlik, iletişim, özlük, sağlık, finans, mesleki deneyim, işlem güvenliği, hukuki işlem ve kamera kayıtları gibi verilerinin hangi amaçlarla işlendiğini açıklar.

Kullanım şekli:
“Okudum, anladım, tarafıma tebliğ edildi” ibaresiyle çalışana imzalatılıp özlük dosyasında saklanmalıdır.

Çalışan Açık Rıza Metni

Bu belge yalnızca kanuni zorunluluk, iş sözleşmesi, hukuki yükümlülük veya meşru menfaat gibi sebeplerle işlenemeyen ve gerçekten açık rıza gerektiren işlemler için kullanılmalıdır. Özellikle özel nitelikli kişisel veriler, bazı yurt dışı aktarım ihtimalleri veya mevzuat dışı ek işleme faaliyetleri varsa kullanılabilir.

Burada dikkat edilmesi gereken nokta: Çalışan ilişkilerinde açık rıza serbest iradeye dayanmalıdır. Bu nedenle her veri işleme faaliyeti için açık rıza alınması yerine, açık rıza gerçekten gerekli olan alanlarda kullanılmalıdır.

İşçi KVKK Taahhütnamesi

Bu belge çalışanın, işveren bünyesinde öğrendiği veya eriştiği kişisel verileri koruma yükümlülüğünü düzenler. İş sözleşmesinin eki olarak imzalatılabilir. Özellikle müşteri verilerine, çalışan verilerine, sipariş/fatura bilgilerine, kamera kayıtlarına veya şirket sistemlerine erişimi olan personel bakımından önemlidir.

Kullanım şekli:
İşe giriş evrakları arasına eklenmeli, her çalışana imzalatılmalı ve özlük dosyasında saklanmalıdır.

4. Müşteri / Ziyaretçi / Potansiyel Müşterilere Sunulacak Belgeler

Ziyaretçi-Müşteri Aydınlatma Metni

Mağazadan alışveriş yapan müşteriler, internet sitesi üzerinden sipariş verenler, iletişim formu dolduranlar veya şirketle ticari ilişki kuran kişiler için kullanılmalıdır. Kimlik, iletişim, finans, müşteri işlem, işlem güvenliği, pazarlama ve kamera verilerinin hangi amaçlarla işlendiğini açıklar.

Kullanım şekli:
Fiziki mağazada kasa/başvuru alanında erişilebilir olmalı; internet sitesinde sipariş, üyelik veya iletişim formu alanlarında bağlantı olarak sunulmalıdır.

Kampanya ve Pazarlama Açık Rıza Metni

Müşterilerin kampanya, reklam, tanıtım, indirim, promosyon veya pazarlama faaliyetleri kapsamında kişisel verilerinin işlenmesi için kullanılmalıdır. Bu belge, genel müşteri ilişkisi için değil; pazarlama amaçlı veri işleme için alınmalıdır.

Kullanım şekli:
Müşteri açıkça onay vermedikçe pazarlama amacıyla veri işlenmemelidir. Onay kutusu ayrı olmalı, önceden işaretli gelmemelidir.

Ticari Elektronik İleti Aydınlatma ve Onay Metni

SMS, e-posta, telefon araması, mobil bildirim gibi ticari elektronik ileti gönderilecekse kullanılmalıdır. Müşterinin hangi iletişim kanalından onay verdiği ayrı ayrı işaretlenebilmelidir. Bu onay, kampanya/pazarlama açık rızasından farklı olarak ticari elektronik ileti gönderimine ilişkindir.

Kullanım şekli:
İYS süreçleriyle uyumlu yürütülmeli; müşteri SMS, arama, e-posta veya mobil bildirim seçeneklerinden hangisine izin verdiyse yalnızca o kanaldan ileti gönderilmelidir.

5. Şirket İçinde Bulundurulacak Politika Belgesi

Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

Bu belge şirketin iç politika dokümanıdır. Çalışanlara, müşterilere veya ziyaretçilere imzalatılacak bir belge değildir. Şirketin hangi veriyi ne kadar süre sakladığını, süre sonunda nasıl sileceğini, yok edeceğini veya anonim hale getireceğini belirler. Şirket içinde KVKK dosyasında saklanmalı ve ilgili personele süreç rehberi olarak sunulmalıdır.

Kullanım şekli:
İnsan kaynakları, muhasebe, bilgi işlem, mağaza/depo yöneticileri ve veri işleme süreçlerinde görev alan kişiler bu politikaya göre hareket etmelidir.

Firmaya Verilecek Kısa Uygulama Listesi

Firma uygulamada şu adımları takip etmelidir:

1. İnternet sitesine Gizlilik Politikası, Çerez Aydınlatma Metni ve İlgili Kişi Başvuru Formu eklenmelidir.
2. Çerez paneli varsa, zorunlu olmayan çerezler için açık rıza mekanizması kurulmalıdır.
3. Kamera bulunan alanlara Kamera Bilgilendirme Levhası görünür şekilde asılmalıdır.
4. Kamera detay metinleri mağazada erişilebilir şekilde bulundurulmalı veya QR kodla sunulmalıdır.
5. Çalışanlara Çalışan Aydınlatma Metni, İşçi Kamera Aydınlatma Metni ve KVKK Taahhütnamesi imza karşılığı verilmelidir.
6. Çalışan Açık Rıza Metni yalnızca açık rıza gereken işlemler için kullanılmalıdır.
7. Müşterilere Müşteri Aydınlatma Metni erişilebilir şekilde sunulmalıdır.
8. Pazarlama ve kampanya faaliyetleri için ayrıca Kampanya/Pazarlama Açık Rıza Metni alınmalıdır.
9. SMS, e-posta, arama gibi ticari iletiler için Ticari Elektronik İleti Onay Metni alınmalı ve İYS süreçleriyle uyum sağlanmalıdır.
10. Saklama ve İmha Politikası şirket içinde uygulanmalı; saklama süreleri dolan veriler periyodik olarak imha edilmelidir.

Firmadan Netleştirilmesi Gereken Noktalar

Bunları firmaya özellikle sormanı öneririm:

1. Kamera kayıtları kaç gün saklanıyor?
   Belgelerde kamera kayıtları için farklı süreler görünüyor olabilir. Saklama ve İmha Politikası’nda “30 gün [fiili sisteminize göre revize edilebilir]” şeklinde alan var; diğer metinlerde 3 ay ifadesi geçiyor. Fiili sistem 30 gün mü, 90 gün mü netleştirilmeli ve tüm belgeler aynı süreye göre uyumlu hale getirilmeli.
2. İnternet sitesinde hangi çerezler kullanılıyor?
   Google Analytics, Meta Pixel, reklam çerezleri, canlı destek, e-posta pazarlama aracı gibi sistemler varsa çerez paneli ve açık rıza yapısı buna göre düzenlenmeli.
3. İYS kaydı ve ticari ileti yönetimi nasıl yapılacak?
   SMS/e-posta gönderimi yapılacaksa müşterilerden alınan onayların İYS’ye aktarılıp aktarılmadığı kontrol edilmeli.
4. Yurt dışı aktarım var mı?
   Google, Meta, Shopify, Mailchimp, yurtdışı hosting, CRM, e-posta altyapısı veya bulut sistemleri kullanılıyorsa yurt dışı aktarım değerlendirmesi ayrıca yapılmalı.
5. Çalışanlardan hangi özel nitelikli veriler alınıyor?
   Sağlık raporu, engellilik bilgisi, adli sicil kaydı, biyometrik veri gibi özel nitelikli veriler varsa bunların hukuki sebebi ve saklama süresi ayrıca net olmalı.